为规范对本会档案资料管理，根据《惠州市惠阳区电子商务行业协会章程》，制定本制度。

第一条 存档范围

一、关于协会成立、撤销、合并、更名等文件资料。

二、会议的通知、请示、报告、批复、领导讲话、会议记录等。重大事项，大事纪，上级来文、对外发文与有关单位的往来文书，反映协会大事记及重要活动的简报、照片、录音、录像等。

三、关于协会及协会内部成员的荣誉证书复印件、社会荣誉。

四、反映协会活动的策划、经费预算、活动总结等资料。

五、人事变动的文件材料以及关于员工的的文件材料。与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。

六、员工劳动、工资、福利、奖励、处分等方面的文件材料。

第二条 档案管理

一、档案的最终整理、管理工作由秘书处负责，要求存档的各种资料必须整洁齐备。

二、对协会递交的材料要按照顺序存档。

三、对各类递交的材料要定期进行整理，确保档案安全。

第三条 档案使用

一、任何使用协会档案的人，需要到秘书处登记，并由专职人员将所需档案找出交相关人员使用。

二、使用档案要注意档案的完整与清洁，不断随意损毁档案。

三、使用中丢失，要将情况及时报秘书处，并进行丢失登记。

四、使用完毕后要及时交还秘书处，并注销登记。

五、任何查阅人员，必须保证档案完整，未经批准不得随意在档案上涂改，带出、复印。

第四条 档案管理工作流程

一、协会资料由秘书处及时收集整理。

二、秘书处整理好资料后交会长审查。

三、通过会长审查后，资料交由秘书处规整存档。

第五条 档案销毁

保存的档案超过期限或该档案作废时，经会长批准，由专人销毁，并在档案销毁记录中登记，以防丢失。

第六条 本制度经理事会审议通过后生效。